Bilgiye ulaşmada eşitlik ve paylaşım!…

YORUM | Prof. Dr. OSMAN ŞAHİN

Karar alma kurullarının ne şekilde oluşturulduğu denetime tabi tutulması gereken bir husustur.  Bu kurullar oluşturulurken kararlardan etkileneceklerin hepsinin temsil edilip edilmediği (yeterince temsil), kurul üyelerinin temsil ettikleri insanlar tarafından kabul görüp görmedikleri, yani onlar tarafından seçilip seçilmedikleri, yeterince sayıda temsilci ile temsil edilip edilmedikleri, ehil olup olmadıkları, kurul içerisinde ekipçilik yapılıp yapılmadığı, birim başlarındaki insanlar tarafından sadece onlarla aynı fikirleri taşıyan ve onlardan gelen fikirleri sorgulamadan kabul edeceklerden olup olmadıkları gibi hususlar sorgulanmalıdır. 

Kılcallara kadar inip sorgulamadan bunların anlaşılması mümkün olmayacaktır. 

Özellikleri olan kesimlerin temsil edilip edilmediği, yeterince çeşitlendirme yapılıp yapılmadığı hususları da araştırılmalıdır. İşin mahiyetine de bağlı olarak gençler, kadınlar, esnaflar, yaşlılar, meslek grupları vb. ne ölçüde temsil edildiklerine bakılmalıdır.

Söz konusu kararları almaya yetkili ve ilgili kurullar olup olmadıkları incelenmelidir. Hangi kararların hangi toplantılarda alındıklarına bakılmalıdır. Bunun için de düzenli tutulmuş toplantı tutanaklarına ihtiyaç olacaktır.

Asimetrik bilgi (Asymmetric information) problemi…

Eğer bir yerde bilgiye eşit şartlar altında ulaşılamıyor ve birileri bilgiye ulaşmada haksız olarak daha fazla imkana sahip iseler, o zaman asimetrik bilgi problemi vardır. Asimetrik bilgi problemi haksız rekabetlere, bozuk piyasalara, spekülasyonlara, haksız kazançlara ve daha bir çok problemlere yol açmaktadır. Bu başlık altında denetlenmesi gereken bazı konulara örnekler verelim.

Yeterince bilgilendirme toplantıları yapılıyor mu? 

Alınmış kararların, bu kararlardan etkilenecek insanlarla paylaşılıp paylaşılmadığı ve bu paylaşımlar için kullanılan metodların tutarlılığı araştırılmalıdır.

Amaç ve hedefler belirlenmiş ve bunlar ilgili taraflarla paylaşılmış mıdır?

Yetki ve sorumlulukların belirlenmesi ve bunlara uyulup uyulmadığının denetlenmesi gerekir. Ayrıca bu yetki ve sorumlulukların ilgili birimler ve şahıslarla paylaşılması da çok önemlidir.

Tüzük ve yönetmeliklerden gelen hakları hususunda herkes yeterli bilgi sahibi midir? Herkes bilgiye eşit şartlar altında ulaşamadığında, bazıları bu bilgileri kullanıp faydalanırken, bazıları ise bu faydalardan mahrum kalacaklardır. Buna binaen ne gibi haklara sahip oldukları konusunda herkese yeterli bilgilendirme yapılmalıdır.

Kurumların ve makamların kredisinin, kurum araç ve gereçlerinin, şahsi ve ailevi amaçlarla dolaylı ve dolaysız olarak kullanılıp kullanılmadığı da araştırılmalıdır. Makamlardan kaynaklanabilecek bazı imkanlar şahısların kendileri, yakınları, ailesi ve akrabaları adına kullanılmış olabilir.  İdarecilerin bildiği ve diğerlerinin bilmedikleri bazı hallerde böyle durumlar ortaya çıkabilir. Örneğin, kurum mensuplarının veya yakınlarının kullanabileceği bazı burs imkanları vs. diğerleri ile paylaşılmamış ve dolayısıyla bu imkanlar sadece idareciler ve onlara yakın bazı kimseler tarafından kullanılmış olabilir.

Kurumların ve birimlerin bütçeleri yıl başlamadan duyurulmalı ve yıl sonlarında da gerçekleşen hareketlerin bütçeye uygunluğu hakkında bilgi verilmelidir.

Bilgilendirme konusunda yapılması gereken şeyler, aynı zamanda şeffafiyet ilkesinin gerçekleştirmesine de çok büyük katkılar sağlayacaktır.

Karar alma ile ilgili bazı diğer hususlar…   

“Karar alınırken ekseriyetin reyi baz alınarak mı kararlar alınıyor, mevzular yeterince müzakere ediliyor mu, fikirlerin rahatça ifade edilebileceği bir ortam ve yönetim tarzı var mı?” gibi konular denetlenmelidir. Ayrıca, kurulların oluşumunda ve sonrasında ekipçilik ve gruplaşmaların varlığı ve karar alma üzerindeki etki dereceleri de araştırılmalıdır.

“Stratejik konular da gerekli heyetler teessüs ettirilmiş midir? Bu kurul ve heyetlerdeki insanlar doğru seçilmişler midir?” hususları da denetime tabi tutulmalıdır. Mali heyetler, danışma kurulları vs…

Önemli tutarlardaki harcama kararlarının tek kişiye bırakılmaması gerekir. Mali işler dışındaki yöneticilerin paraya el değmemeleri sürekli dillendirilen hususlardandır. Yöneticiler mali konulardaki kararları mali heyetlerde almalıdırlar. Harcama kararlarını alanlarla harcama yapanların ayrı olmaları da bir takım su-i istimallerin önünü alma açısından önemlidir.

İmza yetkisinin ne şekilde kullanılacağı, ehemmiyet derecesine bağlı olarak birden fazla insanın imzasınının gerekip gerekmediği gibi konular da üzerinde durulması gereken konulardandır.

Bulunulan ülkelerin ve bölgelerin kanunlarına, yerelleşmeye, organizasyon içerisinde hazırlanmış olan mevzuata, tüzüklere ve yönetmeliklere uygun hareket edilip edilmediği denetlenmelidir.

Alınmış olan kararlar hayata geçiriliyor mu yoksa sadece kağıt üzerinde mi kaldığı ve eğer uygulanmamışsa makul sebeplerin olup olmadığı sorgulanmalıdır.

Ayrıca, daha etkin bir denetim için, bağımsız denetim dışında ayrıca bir iç denetim mekanizmasına ihtiyaç olduğunu da hatırlatmakta fayda var.

Karar alma süreçleri ve istişareler hakkındaki yazılarda ele alınmış konularla bu liste daha da genişlettirilebilir.

Bu yazıda ele aldığımız konular, denetim konusunda yapılması gereken hususlar hakkında sadece bir fikir verme amacını taşımaktadır.  Şüphesiz ki bu konunun detaylarıyla ele alınmaya ihtiyacı vardır.

YORUM YAZIN

Lütfen yorumunuzu yazın
Lütfen isminizi girin